Excel - Der Datenfilter

Der Datenfilter

Ihr habt eine riesige Liste mit Daten und wollt dort nur Zeilen anzeigen lassen, die ganz bestimmten Kriterien entsprechen? Dann ist der Datenfilter die richtige Wahl. Hier kann jede Spalte getrennt nach bestimmten Werten gefiltert werden. Seit Excel 2007 gibt es da auch ne ganze Menge neuer Möglichkeiten vor allem im Bereich von Datumswerten. Aber eins nach dem anderen.

Meine Liste ist nicht so riesig, aber zweckmäßig :) Wie ihr zufällige Listen erstellt seht ihr übrigens in einem des nächsten Posts.

Filter anzeigen

Der Filter ist auf verschiedene Arte erreichbar. Zunächst ein kleiner schneller Trick: Datenfilter über Kontextmenü. Angenommen ihr wollt schnell alle Beutlins angezeigt bekommen. Dann sucht ihr euch den ersten Beutlin in Spalte A und klickt rechts auf die Zelle. Im erscheinenden Kontextmenü etwa in der Mitte befindet das Untermenü "Filter", das einige nützliche Filterbefehle enthält.

Was wir hier brauchen ist "Nach dem Wert der ausgewählten Zelle filtern". Ein Klick und es ergibt sich folgendes Bild:

Die andere Befehle in diesem Menü beziehen sich auf die Formatierung. Das greift z.B. bei bedingten Formatierungen ganz gut - dazu später mehr. Aber Achtung: Wenn ihr beim Zahlenformat (Zellen formatieren) einstellt, dass negative Zahlen rot dargestellt werden und dann den Filter auf die Schriftfarbe anwendet, werdet ihr nicht das gewünschte Ergebnis erhalten. Die Schriftfarbe ist dann noch immer "Standard", wird nur anders angezeigt. Deshalb bleiben hier alle Zellen sichtbar

Der eigentliche Weg zum Datenfilter geht zum einen über das kompakte Menü "Start". Hier findet ihr für gewöhnlich ganz rechts den Bereich "Bearbeiten" und dort das Untermenü "Sortieren und Filtern".

Weg 2 führt euch über das Menüband "Daten". Dort befindet sich in der Mitte der Bereich "Sortieren und Filtern":

Ein Klick auf "Filtern" schaltet den Datenfilter ein. Dabei sollte irgendeine Zelle innerhalb des zu filternden Bereichs, die zu filternden Spalten (szusammhängend) oder die Zeile mit den Überschriften markiert sein. Er erstreckt sich ganz automatisch über den genutzten zusammenhängenden Bereich - wenn ihr mit einer Leerspalte dazwischen aber noch weitere Spalten habt, werden die nicht mit eingeschlossen. Abhilfe: Ihr markiert die erste Zeile und klickt dann auf "Filtern". Dann werden alle Spalten gefiltert - inklusive der leeren Spalte im Zwischenraum. Ein filterbereich muss grundsätzlich zusammenhängend sein.

Was hat dieser Klick ausgelöst? Er hat den Filterbereich festgelegt und den Filtermodus angeschaltet. Das erkennt man an den kleinen Dropdown-Zeichen in der Überschriftenzeile. Falls sich eure Überschrift nicht in der ersten Zeile befindet, markiert am besten die Zeile, in der die Überschrift ist. Wenn ihr keine Überschrift habt, dann wird die erste Zeile automatisch dazu deklariert - in dem Fall fügt oben am besten eine leere Zeile ein, um eine Überschriftenzeile zu simulieren - sie muss nicht mit irgendwelchen Bezeichnungen gefüllt werden.

Wenn der Filtermodus angeschaltet ist, kann's losgehen.

Das Filtermenü

Per Klick auf das Dropdownzeichen öffnet ihr die Filterauswahl für die jeweilige Spalte. Excel erkennt dabei auch gleich, welche Art von Daten in der Spalte enthalten sind und bietet nur die passenden Filtermöglichkeiten an.

Achtung: Wenn die Datentypen innerhalb der Spalte variieren, rät Excel, was gefiltert wird. Das wird meist der Datentyp sein, der in der Spalte am häufigsten vorkommt. Deshalb haben wir in der Hausnummer-Spalte auch einen Zahlenfilter, obwohl "11b" in Zeile 8 definitiv keine Zahl ist. Diesen Wert werdet ihr beim Filtern leider nicht mit erfassen können - ein Fall für VBA, aber das ist ein andres Thema :)

Im oberen Bereich gibt es die Möglichkeit die Daten zu sortieren.

Der mittlere Teil enthält die Möglichkeit den Filter für die gewählte Spalte zu entfernen (das geht auch über das Häkchen bei "(Alles auswählen)" in der unteren Liste), einen Filtern nach Farben - nur, wenn es auch verschiedene Formatierungen in der Spalte gibt - und den jeweils verfügbaren Spezialfilter. Diese werden weiter unten einzeln erklärt.

Der letzte Teil besteht aus einer Unikatsliste aller vorkommenden Werte. Hier kannst du per Häkchen auswählen, welche Werte du angezeigt bekommen willst.

Textfilter

Zunächst wollen wir Texte filtern. Den vorhin per Kontextbefehl ausgeführten Filter - alle Beutlins - stellen wir ganz einfach nach.

Erste und schnellere Möglichkeit: im unteren Teil Klick auf "(Alle auswählen)" hebt erstmal die Auswahl auf und dann den Haken bei "Beutlin" setzen und mit OK bestätigen:

Zweite und für diesen Fall etwas umständliche Möglichkeit: der Textfilter. Hier bekommen wir folgende Möglichkeiten:

Wir brauchen den Filter "Ist gleich". Wenn wir den Befehl aufrufen, erscheint ein Fenster, in dem die gewählte Möglichkeit bereits eingestellt ist. Egal, welche Möglichkeit im vorherigen Schritt gewählt wurde, man landet immer hier. Nur die Einstellung oben links unterscheidet sich.

Es gibt generell immer - auch bei Datums- oder Zahlenfilter - zwei Mögliche Kriterien, deren Verknüpfung gewählt werden kann: Entweder treffen beide Kriterien zu, oder nur eines von beiden. Es kann aber auch nur ein Kriterium angegeben werden. Der Dropdown beim Wert zeigt übrigens wieder eine uniäre Liste aller vorkommenden Werte an.

In Unserem Fall wollten wir alle Beutlins haben. Damit heißt der Filter "entspricht: Beutlin". Bestätigen mit OK und alles passt.

Fall 2: Die Familien Beutlin und Gamdschie feiern gemeinsam und es sollen Einladungen verschickt werden. Wir brauchen alle Zeilen mit Nachnamen Beutlin oder Gamdschie. Hier wäre wieder der erste Weg der schnellere, aber wir wollen uns ja den Textfilter ansehen. Die Einstellungen über das Fenster muss folgende sein:

Der Name in Spalte muss also entweder "Beutlin" oder "Gamdschie" sein. Ergebnis:

Bei einem erneuten Öffnen des Filtermenüs werden diese Namen im unteren Teil auch als einzige ausgewählt sein.

Nun wollen wir alle Einträge sehen, die mit "M" beginnen. Einstellung:

Und alle, die mit "M" beginnen und mit "R" enden - hier kommt unser Mustermann nicht mehr.

Das ganze lässt sich jeweils auch negieren per "entspricht nicht" oder "beginnt nicht mit" usw.

Etwas seltsam muten die Auswahlmöglichkeiten "größer", "kleiner" sowie "größer/gleich" und "kleiner/gleich" an. Lässt sich aber einfach erklären. "größer M" würde übersetzt bedeuten "alles, was in alphabetischer Reihenfolge nach dem Text M kommt". Also bliebe alles stehen, was mit M oder einem Buchstaben beginnt, der im Alphabet später kommt - außer, unsere Liste enthielte James Bonds Chefin "M". Das lässt sich beliebig erweitern. Bei "größer Mu" blieben nur noch der Mustermann, Müller, Schulz und Schulze stehen.

Der Rest ist selbsterklärend - außer die Platzhalter.Sie können anstellen einer oder mehrerer beliebiger Zeichen verwendet werden. Den Unterschied testen wir am besten mal aus:

Filter "entspricht". Wert: "M*er". Hier kommen alle, die mit "M" beginnen und "er" enden, egal wie viele Zeichen dazwischenliegen. Also alle Varianten von Meier und der Müller.

Filter ist wieder "entspricht" und der Wert diesmal "M??er" - hier müssen zwischen dem "M" und dem "er" genau 2 Zeichen liegen. In unserem Bespiel bleiben alle Schreibweisen von Meier stehen. Enthielte unsere Liste einen "Maler", dann würde auch dieser stehenbleiben.

Zahlenfilter

Wir filtern dien Kontostand, da der am ehesten einer Zahl im herkömmlichen Sinne entspricht.

Hier haben wir wir wieder eine kleine Auswahl an Möglichkeiten, die uns in das bereits bekannte Fenster mit den beiden Kriterien führen. im unteren Bereich gibt es aber noch ein paar zusätzliche Möglichkeiten, die wir noch näher erläutern werden.

Fall 1: Wir brauchen alle negativen Kontostände. Das ist einfach zu raealisieren, indem wir den Filter "Kleiner als" auswählen und als Wert 0 übergeben.

Fall 2: Wir sind Vermögensberater und brauchen für eine Kampagne alle Kontostände zwischen 10.000 und 50.000 EUR. Dafür Wählen wir den Filter "zwischen". Der stehht uns bei ersten Kriterium ein größer/gleich und beim zweiten ein kleiner/gleich ein. Meist gehört bei solchen Aufgabenstellungen der "Bis"-Wert selbst aber nicht mit zur zu filternden Menge. Deshalb stellen wir den beim zweiten Kriterium nur auf "kleiner" um:

Fall 3: wir wollen die drei höchsten Kontostände haben. Da kommt uns der Top10-Filter sehr gelegen. Im rechten Auswahlfeld kann zwischen "Obersten" und "Untersten" gewechselt werden - wir können also nicht nur die Top, sondern auch die Flop filtern. die Anzahl der Elemente ist frei wählbar. Und man kann auch zwischen den Top-Elementen oder den oberen/unteren Prozent wählen. Folgende Einstellung führt uns zum Ziel:

Fall 4: Die Sache mit den Prozent ist einer näheren Erläuterung würdig. Wir haben 10 Datensätze, das lässt sich ganz gut rechnen. Geben wir an, dass wir die oberen 30 Prozent haben wollen, werden die 30 Prozent aus unserer Liste angezeigt, die die höchsten Kontostände haben. die 30 Prozent beziehen sich also auf die Anzahl der anzuzeigenden Elemente und das "Obersten" bezieht sich darauf, dass die mit den höchsten Kontoständen angezeigt werden. Übrigens: es wird abgerundet. bei 49 Prozent kommen trotzdem nur 4 Zeilen. Es wird aber immer mindestens eine Zeile angezeigt. Bei einem Prozent kommt also in unserem Fall der eine Datensatz mit dem höchsten Wert.

Daneben gibt es die Möglichkeit alle Werte über oder unter Durchschnitt zu filtern.

Datumsfilter

Der Datumsfilter bietet ähnliche Möglichkeiten wie die vohergehenden (größer, gleich, kleiner zwischen etc.). Dazu kann aber auch nach bestimmten Zeiträumen gefiltert werden.

Fall 1: Wir wollen wissen, wer alles diesen Monat Geburtstag hat. Wir wählen folgendes aus:

Und bei mir bleibt niemand übrig. Glück gehabt, diesen Monat kann ich also keine Geburtstage vergessen. Aber was kommt denn noch so im folgenden Quartal? Dafür gehe ich den selben Weg, wähle aber Qurtal 3 aus. Es werden dann alle Geburtstage im Juli, August und September angezeigt.

Genauso lässt sich nach dem kompletten Datum in diesem, letztem oder nächsten Monat (also das reelle Datum und nicht nur der Monatsteil) filtern - Das selbe für Woche, Quartal und Jahr und auf Tagesbasis heute, morgen und gestern..

Ziemlich weit unten gibt es noch den Befehl Jahr bis zum aktuellen Datum. Das sind alle Werte von Jahresanfang bis heute.

Einzelne Jahre und Monate in Vor- und Folgejahren lassen sich dann noch im unteren Auswahlbereich des Filtermenüs wählen. Hier werden Datumswerte grundsätzlich nach Jahr, dann nach Monat und dann nach Tag gegliedert in einem Treeview dargestellt.

Mehrere Spalten filtern

Filter sind nicht nur für eine einzelne, sondern für mehrere Spalten möglich. Sie haben dann grundsätzlich immer eine Und-Verknüpfung. Wenn also in zwei Spalte ein Filter angegeben wurde, dann werden nur die Zeilen angezeigt, auf die beide Filter zutreffen.

Beispiel: Wir brauchen die Top3 aller im letzten Jahr abgerechneten Kontostände.

Besonderheit hier: der zweite Filter bezieht sich nur noch auf die nach dem ersten ausgewählten Sätze. D.h., wenn wir bei Kontostand zuerst die Top 3 auswählen, dann haben wir 2 Sätze mit Abrechnungsdatum in 2011 und einen mit 2012. Wenn wir danach den Filter auf 2011 setzen, bleiben nur noch 2 Datensätze übrig. Kann durchaus mal so gewollt sein, in unserem Fall ist das aber nicht so.

Also setzen wir zuerst den Filter auf das Abrechnungsdatum - wir wählen hier entweder "Letztes Jahr" oder setzen in der unteren Auswahlliste ein Häkchen bei 2011. Danach setzten wir in der Spalte Kontostaqnd den Filter Top10 mit den Obersten 3 Elementen.

Okay, soviel zum Thema Datenfilter. Noch Fragen? Probleme? Verbesserungsvorschläge? Fehlerteufel entdeckt? Dann her damit.